1.1. Zasady, metody, techniki i terminy przeprowadzania inwentaryzacji aktywów i pasywów

a. Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

· Inwentaryzację należy przeprowadzić w terminie i metodą ustaloną w Ustawie o Rachunkowości, zgodnie z polityką rachunkowości.

· Zaleca się by związane z inwentaryzacją zagadnienia, regulowane były w formie instrukcji inwentaryzacyjnej (por. pkt. 10.10 KSR 11²).

· Inwentaryzacja może być przeprowadzona przez osoby należące do jednostki, które posiadają kompetencje, aby zrobić to w sposób właściwy. Albo może zostać zlecona jednostce zewnętrznej, która posiada odpowiednie uprawnienia.

· Przeprowadzenie i wynik inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych (Art. 27 ust. 1 UoR¹)

· Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wskazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji (Art. 27 ust. 2 UoR¹)

b. Metody przeprowadzania inwentaryzacji

· Spis z natury – podstawowa metoda inwentaryzacji m.in. środków trwałych polegająca na liczeniu i pomiarach środków trwałych, spisane obiekty wykazuje się w arkuszach spisowych (por. pkt. 10.12 KSR 11²). Zazwyczaj przeprowadzają ją zespoły, które w celu ograniczenia niebezpieczeństwa pominięcia mogą dysponować danymi z ewidencji księgowej (por. pkt. 10.14 KSR 11²). Odnotowuje się każdą niekompletność, dodatkowe wyposażenie, uszkodzenia, stan odbiegający od oczekiwanego (por. pkt. 10.15 KSR 11²).

· Potwierdzenie sald – Dokument, który uzyskuje się od wszystkich kontrahentów, aby porównać wartości zawarte w naszych oraz ich księgach.

· Weryfikacji – Porównanie stanów wynikających z ksiąg rachunkowych dotyczących poszczególnych obiektów inwentarzowych z danymi wynikającymi ze stosowanych dokumentów źródłowych stanowiących podstawę ich zapisu w księgach, a następnie na ocenie rzeczywistej wartości tych obiektów (por. pkt. 10.17 KSR 11²).

c. Techniki przeprowadzania inwentaryzacji

· Aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu z natury, wyceny ich ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic (Art. 26 ust. 1 pkt. 1 UoR¹)

· Aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą potwierdzenia sald od banków i kontrahentów wskazujących stan aktywów i wyjaśnienia ewentualnych różnic (Art. 26 ust. 1 pkt. 2 UoR¹)

· Środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury jest z uzasadnionych przyczyn niemożliwe to metodą weryfikacji czyli porównania dokumentów z odpowiednimi księgami rachunkowymi (Art. 26 ust. 1 pkt. 3 UoR¹)

d. Terminy przeprowadzania inwentaryzacji

· Na ostatni dzień każdego roku obrotowego wymienione w art. 26 ust. 1 UoR¹ (wymienione powyżej w punkcie c)

· Składniki aktywów – z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, rozpoczęto nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku, ustalenie zaś stanu nastąpiło przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym (Art. 26 ust. 3 pkt. 1 UoR¹)

· Zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową – przeprowadzono raz w ciągu 2 lat (Art. 26 ust. 3 pkt. 2 UoR¹)

· Nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – przeprowadzono raz w ciągu 4 lat (Art. 26 ust. 3 pkt. 3 UoR¹)

· Zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki – przeprowadzono raz w roku (Art. 26 ust. 3 pkt. 4 UoR¹)

· Zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną – przeprowadzono raz w roku (Art. 26 ust. 3 pkt. 5 UoR¹)

· Na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości (Art. 26 ust. 4 UoR¹)

· Na dzień w którym zarządca sukcesyjny przedsiębiorstwa w spadku przestał pełnić swą funkcję, albo na dzień wygaśnięcia zarządu sukcesyjnego (Art. 26 ust. 4a UoR¹)

1.2. Ustalanie oraz rozliczanie różnic inwentaryzacyjnych i ich ujęcie w księgach rachunkowych

a. Różnice inwentaryzacyjne – stwierdzone podczas spisu z natury różnice między stanami rzeczywistymi określonych składników zapasów a ich stanami wykazanymi w bieżącej ewidencji księgowej, wymagające wyjaśnienia i rozliczenia. Mogą to być różnice ilościowe (niedobory lub nadwyżki) bądź jakościowe (szkody), polegające na utracie wartości składnika zapasów (pkt. 8n Stanowisko ws. inwentaryzacji³). Mogą mieć charakter niedoborów dzielonych na pozorne i usprawiedliwione (uzasadnione) oraz nieusprawiedliwione (nieuzasadnione), a także podobnie traktowanych szkód, spowodowanych obniżeniem przydatności gospodarczej danego składnika zapasów oraz nadwyżek (pkt. 96 Stanowisko ws. inwentaryzacji³)

b. Różnice pozorne – niedoboru oraz nadwyżki mogą powstać wskutek błędów i pomyłek w dokumentach obrotu zapasami lub w ewidencji księgowej, a także błędów popełnionych podczas czynności spisowych na przykład wskutek pominięcia albo podwójnego ujęcia jakiegoś składnika bądź błędu w pomiarze. Może też wynikać z pomyłki przy wycenie wyników spisu (pkt. 98 Stanowisko ws. inwentaryzacji³).

c. Przyczyny powstania różnic inwentaryzacyjnych – ustala Komisja Inwentaryzacyjna poprzez (pkt. 97 Stanowisko ws. inwentaryzacji³):

· Przeprowadzenie rozmowy z osobami odpowiedzialnymi, wraz z pisemnym wyjaśnieniem różnic

· Zbiera od pracowników dodatkowe informacje o przyczynach różnic

· Korzysta z danych księgowych i dowodów źródłowych

· Decyduje o powtórzeniu danego spisu z natury

· Na tej podstawie odrębnie dla każdej pozycji ustala przyczynę i wskazuje odpowiedzialne za nie osoby.

d. Niedobory uzasadnione powstały z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych przykładowo ubytki naturalne, usprawiedliwione, wynikające z pomyłkową zamianą (pkt. 100 Stanowisko ws. inwentaryzacji³)

e. Niedobory nieusprawiedliwione – powstałe w skutek zaniedbań, nadużyć, braku właściwego zabezpieczenia, ochrony lub niewłaściwych warunków składowania (pkt. 101 Stanowisko ws. inwentaryzacji³)

f. Różnice jakościowe (szkody) – spowodowane pełną lub częściową utratą przez składnik zapasów pierwotnej przydatności gospodarczej wskutek oddziaływania czynników natury (pkt. 102 Stanowisko ws. inwentaryzacji³)

g. Nadwyżki – mogą wynikać z niedokładności urządzeń pomiarowych, pomyłkową zamianą podobnych składników zapasów, braków dokumentów związanych z wyższych dostaw, zwrotów z produkcji. Nieustalone nadwyżki zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych (pkt. 104 Stanowisko ws. inwentaryzacji³).

h. Kompensata – niedoborów z nadwyżkami może nastąpić gdy dotyczą podobnych asortymentów lub znajdują się w podobnych opakowaniach, były powierzone tej samej osobie, zostały stwierdzone w czasie tego samego spisu z natury (pkt. 105 Stanowisko ws. inwentaryzacji³).

i. Zasada kompensaty – ustalając kwotę kompensaty mnoży się mniejszą ilość razy niższą cenę. Nierozliczona cena nadwyżki zostanie ujęta w pozostałych przychodach operacyjnych. Nierozliczona cena niedoboru obciąży pozostałe koszty operacyjne (pkt. 106 Stanowisko ws. inwentaryzacji³).

j. Protokół z rozliczenia różnic – Komisja inwentaryzacyjna w protokole zawiera rozliczenie różnic, wraz z wnioskami co do sposobu ich rozliczenia. Przedstawia kierownikowi jednostki, który rozpatruje i zatwierdza wnioski, wprowadzając ewentualne zmiany. Na podstawie zatwierdzonego protokołu księgowy rozlicza je w księgach pod datą spisu, nie później jednak niż na ostatni dzień roku obrotowego, którego dotyczył spis z natury. Jeżeli jakiekolwiek różnice wyniknęły ze względu na przestępstwo (kradzież, fałszerstwo) to przewodniczący komisji wystawia kierownikowi jednostki wniosek o powiadomieniu organów ścigania (pkt. 107-110 Stanowisko ws. inwentaryzacji³).

1.3. Zadania praktyczne

Gdy już skończę uzupełniać całą teorię do egzaminu, to w tym miejscu zamierzam umieścić kilka zadań, które mogą się pojawić w ramach tej tematyki.

1.4. Wiadomości uzupełniające

zamierzam spisywać tutaj wszystkie ważniejsze pojęcia, które osoba ucząca się tego materiału powinna na tym etapie znać. Opisywać je będę, gdy upewnię się, że nie wchodzą w materiał innego z tematów, które należy opanować do tego egzaminu

Źródła:

¹ Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018r. poz. 395, 398, 650, 1629)

²Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki Trwałe” (Dz. Urz. Min. Fin. 2017 poz. 105)

³stanowisko Komitetu w sprawie inwentaryzacji drogą spisu z natury zapasów materiałów, towarów, wyrobów gotowych i półproduktów (Dz. Urz. Min. Fin. 2016 poz. 55)

Poprzednie zagadnienie Następne zagadnienie