Egzaminy

sobota, 1 grudnia 2018

Prowadzenie ksiąg rachunkowych, w tym z zastosowaniem technologii informacyjnych i systemów komputerowych

1.                 PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH, W TYM Z ZASTOSOWANIEM TECHNOLOGII INFORMACYJNYCH I SYSTEMÓW KOMPUTEROWYCH

1.1.      Zakres podmiotowy obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych - innymi słowy, kto musi prowadzić księgi rachunkowe (UoR Art. 2 ust. 11)
Jednostki, które mają swoją siedzibę lub miejsce sprawowania rządów na terytorium Polski, w szczególności:
a.    spółki handlowe, cywilne i inne osoby prawne bez Skarbu Państwa czy Narodowego Banku Polskiego
b.    osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych, spółki partnerskie, oraz spółki cywilne, przedsiębiorstwa i spółki partnerskie w spadku działając na postawie Ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej2
c.     podmiotów działających na podstawie Prawa bankowego3, przepisów o funduszach inwestycyjnych4, o obrocie papierami wartościowymi5, działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej6, o spółdzielczych kasach oszczędnościowo-kredytowych7, o funduszach emerytalnych8
d.    gmin, powiatów, województw i ich związków
e.    podmiotów nie mających osobowości prawnej
f.     oddziałów i przedstawicielstw zagranicznych działających w rozumieniu ustawy o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych9
g.    niewymienione dotychczas a otrzymujące dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetu jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych
 Źródła:
5 Ustawa została już uchylona, jednak dalej powołują się na nią w UoR



1.2. Obligatoryjne elementy ksiąg rachunkowych prowadzonych różnymi technikami, w tym z zastosowaniem technologii informacyjnych i systemów komputerowych

a.    dziennik (funkcje i zasady prowadzenia różnymi technikami księgowości)
·      Zasady prowadzenia - (Art. 14 UoR1)
*     zawiera chronologicznie ujęte zdarzenia gospodarcze, które muszą być:
à      kolejno numerowane
à      obroty liczone w sposób ciągły
*     dzienniki częściowe (o ile się je prowadzi), powinno się sumować, grupując je odpowiednio
*     zapis komputerowy musi mieć automatyczną numerację i możliwość wpisania danych autora wpisu
Dziennik jest podstawowym dokumentem, który ułatwia tworzenie ZOiS, odpowiednie księgowanie. W dobrze prowadzonym dzienniku widać też dowód księgowy, daty czy obie strony dekretacji. Ma za zadanie katalogować i grupować dane na tyle przejrzyście by być podstawą do tworzenia całej reszty biurokracji.
b.    konta księgi głównej (zasada podwójnego zapisu, funkcje kont księgi głównej, zasady i terminy otwierania, prowadzenia i zamykania kont księgi głównej w różnych technikach księgowości)
·      Konta księgi głównej (Art 15 UoR1)
*     zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym
*     jednocześnie (lub wcześniej) muszą zostać ujęte w dzienniku
*     obowiązuje zasada podwójnego zapisu
*     zapisy na danych kontach muszą być w kolejności chronologicznej
·      Zasada podwójnego zapisu - Każdorazowo wprowadzając daną operację gospodarczą trzeba podać obie strony dekretacji co wiąże się z tym, że dana kwota pojawia się po dwóch stronach (debet i kredyt) w najprostszym przykładzie przy użyciu dwóch kont, jednak są sytuacje gdy jest ich więcej. Przykładowo przyszła nam faktura vat za materiały (załóżmy, że mamy już je w magazynie). W takiem sytuacji pojawia nam się kwota brutto na koncie "rozrachunki z dostawcami" po stronie kredyt, kwota netto po stronie debet na koncie "materiały", oraz podatek po stronie debet na koncie "vat".
·      Funkcje kont księgi głównej:
*     ewidencja operacji gospodarczych
*     bilansowanie danych
*     podstawa pod tworzenia Bilansu, ZOiS księgi głównej, Rpp
*     kontrola nad aktywami i pasywami
·      Zasady i terminy otwierania (Art. 12 ust.1 UoR1):
*     na dzień rozpoczęcia działalności
*     na początek każdego roku obrotowego
*     na dzień zmiany formy prawnej
*     na dzień wpisu do rejestry połączenia lub podziału
*     na dzień rozpoczęcia likwidacji lub upadłości
w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Ostateczne otwarcie powinno nastąpić w ciągu 15 dniu od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (Art. 12 ust.4 UoR1)
·      Zasady prowadzenia: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco
·      Zasady i terminy zamykania (Art. 12 ust.2 UoR1):
*     na dzień kończący rok obrotowy
*     na dzień zakończenia działalności
*     na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej
*     na dzień połączenia w jednostce przejmowanej
*     na dzień poprzedzający podział lub połączenie
*     na dzień poprzedzający rozpoczęcie likwidacji lub ogłoszenia upadłości
*     na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tych zdarzeń
Ostateczne zamknięcie powinno nastąpić w ciągu 15 dniu od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy (Art. 12 ust.4 UoR1)
c.     konta ksiąg pomocniczych (cele, formy i zakres prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, sposoby prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, zasady otwierania, prowadzenia i zamykania kont ksiąg pomocniczych w różnych technikach księgowości)
·      Konta ksiąg pomocniczych (Art. 16 UoR1):
*     ich zapisy są uzupełnieniem, dodaniem szczegółów do zapisów widocznych w księdze głównej
*     prowadzi się je jako odrębny zestaw ksiąg, danych
*     muszą być zgodne z księgą główną
*     zapisy można ujmować pieniężnie (przy użyciu waluty) lub jednostek naturalnych (przykładowo sztuki)
*     wszystkie księgi prowadzone w jednostkach naturalnych pod koniec okresy sprawozdawczego należy wycenić ustalając ich wartość
·      Cel prowadzenia: Konta ksiąg pomocniczych tworzy się dla ułatwienia panowania nad jednostką. Prowadzi się oddzielne księgi dla dostawców, klientów, pracowników, czasem po prostu w formie spisu kto komu ile i czego jest winien, a czasami jest na to odrębny system, który ułatwia organizację. Prowadzenie ksiąg pomaga też w szczegółowej ewidencji poszczególnych aktywów i pasywów, przykładowo stanu w magazynach.
·      Formy prowadzenia: W postaci papierowej, albo elektronicznej. Często w takim samym systemie jak prowadzone są konta księgi głównej. Jednak czasami jest to mało praktyczne. Dlatego niektóre miejsca mają oddzielny system, który pokazuje im stan wszystkich kont. Przykładowo w magazynie pootwierane są konta pomocnicze na wszystkie materiały, w praktyce są to słowa określające dane przedmioty, zazwyczaj z podaniem dodatkowych parametrów dotyczących ich właściwości, aby można było na jakiejś zasadzie rozróżnić poszczególne jednostki. Często mają podaną swoją wartość, przykładowo cenę zakupu. Jednak informacja, która dla magazynu jest najbardziej istotna to ilość sztuk, z wyłączeniem nietypowych przedmiotów jak gwoździe, które podaje się w kilogramach. Wydruk raportu z systemu pokazuje nam zawartość pojedynczych kont pomocniczych.
·      Zakres prowadzenia: Konta księgi pomocniczych prowadzi się w szczególności dla (Art. 17 u.1 UoR1):
*     Środków trwałych, Wartości niematerialnych i prawnych
*     rozrachunków z kontrahentami
*     rozrachunków z pracownikami
*     operacji sprzedaży
*     operacji zakupu
*     kosztów i istotnych składników aktywów
*     operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy
·      Sposoby prowadzenia ksiąg pomocniczych (Art. 17 u.2 UoR1):
*     ewidencja ilościowo-wartościowa każdy składnik ma podaną jednostkę naturalną (przykładowo ilość sztuk) oraz pieniężną (wartość w danej walucie)
*     ewidencja ilościowa każdy składnik ma podaną jednostkę naturalną (przykładowo ilość sztuk), jego wartość wycenia się dopiero na koniec okresu sprawozdawczego
*     ewidencja wartościowa każdy składnik ma podaną jednostkę pieniężną (wartość w danej walucie)
*     odpisywanie w koszty cena zakupu, wytworzenia, wraz z ustaleniem stanu, wyceny i korekty.
·      Zasady otwierania: Konta ksiąg pomocniczych otwiera się za każdym razem, gdy jest na nie potrzeba. W praktyce jeśli jest pewność, że dane konta będą potrzebne to otwiera je się równocześnie z otwieraniem kont księgi głównej. Często do systemu wprowadza się wszystkie konta, które są zapisane w polityce rachunkowości, więc z automatu otwierają się wszystkie bez patrzenia na to, czy są to konta główne czy pomocnicze.
·      Zasady prowadzenia: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco
·      Zasady zamykania: Konta księgi pomocniczej zamyka się za każdym razem gdy jest taka potrzeba, minimum na zakończenie roku obrotowego, oraz na inwentaryzację. W praktyce system zamyka konta za każdym razem, gdy jest potrzeba zsumowania ich obrotów. Ostateczne zamknięcie zazwyczaj następuje razem z zamykaniem kont księgi głównej.
d.    zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych
·       Zestawienie obrotów i sald (ZOiS) - sporządzane w formie tabelki, w taki sposób, by było widać na nim wszystkie konta z pogrupowanymi danymi, wcześniej należy pozamykać konta, aby można było przenieść do tabelki ich salda końcowe czy obroty.
·      ZOiS księgi głównej (Art. 18 u. 1 UoR1) - sporządzana na koniec każdego okresu sprawozdawczego, dodatkowo minimum raz na miesiąc (w praktyce zazwyczaj na ostatni dzień miesiąca), musi posiadać przynajmniej:
*     symbole lub nazwy kont (może to być też ich numer, chodzi o to by były oznaczone w taki sposób, by osoba, która zna się na tematyce chociaż trochę, ale nie zajmuje się księgowością bezpośrednio w tej jednostce, mogła na podstawie ZOiS dowiedzieć się składu Aktywów i Pasywów i ich zmian w danym okresie)
*     salda początkowe, salda końcowe, obroty za dany okres, narastające obroty od początku roku obrotowego dla wszystkich kont księgi głównej. (Pominąć można jedynie te konta, które składają się z samych zer, gdyż de facto nie zostały otwarte. Systemy księgowe bardzo często mają z góry wprowadzone wszystkie konta, więc generując automatyczny raport w formie ZOiS pokazują wszystkie wprowadzone konta bez zwracania uwagi czy coś się na nich działo. W niektórych programach istnieje możliwość by usunąć puste wiersze, jednak często dla pewności ludzie wolą je drukować aby wszystkim móc pokazać, że nic nie ukrywają, po prostu są to konta puste.)
·      ZOiS ksiąg pomocniczych (Art. 18 u.2 UoR1) - sporządza się przynajmniej na dzień zamknięcia ksiąg, dodatkowo na dzień inwentaryzacji te które są inwentaryzowane. (W czasach papierowych niektórym było łatwiej tworzyć ZOiS ksiąg pomocniczych za każdym razem, gdy musieli stworzyć ZOiS księgi głównej, aby móc sprawdzić wszystkie wartości i mieć pewność, że wszystko się zgadza. Aktualnie robi to dany system księgowy, więc ryzyko błędu jest zminimalizowane.)
e.    zasady uzgadniania ksiąg rachunkowych
f.     poprawianie błędów księgowych 
·      Błędy w zapisach (Art. 25 UoR1) poprawia się poprzez:
*     Skreślenie błędnej treści, wpisanie obok w sposób czytelny nowej, wraz z podpisem i datą przed zamknięciem miesiąca
*     wprowadzenie dowodu zawierającego korektę i odpowiednim zaksięgowaniem go metodę tę należy stosować po zamknięci danego miesiąca, w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera


Źródła:


1.3. Kryteria oceny systemów rachunkowości informatycznej

a.    sposób realizacji podstawowych zasad księgowości podwójnej
Systemy, które widziałam realizowały to na dwa sposoby.
  - Dane zdarzenie gospodarcze jest wprowadzane w postaci jednego wiersza do tabelki zwanej dziennikiem, co za tym idzie trzeba podać konta obu stron dekretacji (Ct, Dt). Plusem takiego zastosowania jest to, że można od razu zobaczyć drugą stronę danej operacji. Od razu widzimy skąd dane wartości zostały przeksięgowane.
  - Każde zdarzenie gospodarcze jest rozbijane na dwa wiersze (tak zdarza się więcej, jeśli dana kwota jest rozbijana na kilka różnych kont) w taki sposób, że w danym wierszu widać tylko jedno konto. Aby zobaczyć drugą stronę księgowania trzeba ją znaleźć po numerze po jakim została wprowadzona do dziennika. Plusem takiego zastosowania jest to, że można od razu zrobić filtr na danym koncie widząc wszystkie operacje jakie się na nim znalazły w danym okresie niezależnie od tego po której stronie (Dt, Ct)
b.    zgodność z przepisami prawa
·      Jednostka prowadząca dokumentację w postaci systemu rachunkowego powinna posiadać co najmniej wykaz ksiąg rachunkowych, a przy użyciu komputera wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych (Art. 10 ust. 1 pkt. 3b UoR1)
·      Jednostka prowadząca dokumentację w postaci systemu rachunkowego powinna posiadać co najmniej: opis systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia eksploatacji (Art. 10 ust. 1 pkt. 3c UoR1)
·      Zapis księgowy powinien posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którym został wprowadzony do dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu (Art. 14 ust. 4 UoR1)
·      Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadza automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
*     Uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych
*     Możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie
*     Stosowana procedura zapewnia sprawdzenia poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów
*     Dane źródłowe w miejscach ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, prze okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych (Art. 20 ust. 5 UoR1)
·      Zapisy w księgach dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu (Art. 23 ust. 1 UoR1)
·      Zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych (Art. 24 ust. 4 pkt. 3 UoR1)
·      Ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze stosowanych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez cza nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (Art. 71 ust. 2 UoR1)
·      Księgi rachunkowe mogą mieć formę utrwalonych na informatycznych nośnikach danych (Art. 72 ust. 1 UoR1)
·      Jeżeli system ochrony zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych, nie spełnia wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane w terminach przewidzianych w ustawie (Art. 72 ust. 2 UoR1)
·      Przechowywanie ksiąg rachunkowych na innym nośniku jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia odtworzenia ksiąg w formie wydruku (Art. 72 ust. 3 UoR1)
c.     dostosowanie funkcji informacyjnych do potrzeb jednostki 
Każdy system powinien być zoptymalizowany do potrzeb jednostki, w taki sposób, aby było możliwe prowadzenie rachunkowości w sposób zgody z polityką rachunkowości. Co za tym idzie do systemu powinny zostać wprowadzone rodzaje kont używane w danej jednostce. System powinien ułatwiać tworzenie raportów, bilansów, czy ZOiS zgodnych z potrzebami jednostki. System powinien posiadać wszelkie funkcje niezbędne do prowadzenia rachunkowości przy danym typie działalności. Jednak nie powinien być zaśmiecony dodatkowymi funkcjami, które nie są jej potrzebne.
Źródła:

1.4. Kryteria uznawania ksiąg rachunkowych za prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco

a.    Rzetelne (UoR Art. 24 ust. 21) - odzwierciedla stan rzeczywisty
b.    Bezbłędnie (UoR Art. 24 ust. 31) - kompletne, poprawne zdarzenia na podstawie dowodów księgowych
c.     Sprawdzalnie (UoR Art. 24 ust. 41) - gdy da się w łatwy sposób sprawdzić, porównać zdarzenia z odpowiednimi dokumentami
d.    Bieżąco (UoR Art. 24 ust. 51):
·      informacje dają możliwość terminowych transakcji
·      ZOiS jest sporządzane minimum raz na miesiąc, a za rok obrotowy nie później niż 85 dni po dniu bilansowym
·      ujęcie gotówki, czeków, weksli obcych, obrotu detalicznego i gastronomicznego następuje w tym samym dniu
Źródła:


1.5.              Miejsce prowadzenia i zasad przechowywania ksiąg rachunkowych

a.    Miejsce prowadzenia ksiąg rachunkowych
·      W przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany: powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowy w terminie 15 dni od dnia ich wydania; zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą organu kontroli lub nadzoru (Art. 11a UoR1).
b.    Zasady przechowywania ksiąg rachunkowych
·      Dokumentację należy przechowywać w należyty sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (Art. 71 ust. 1 UoR1).
·      Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (Art. 73 ust. 1 UoR1)
·      Zbiory mogą być przechowywane poza jednostką, w przypadku gdy zostaną przekazane do przechowywania innej jednostce, świadczącej usługi w zakresie przechowywania dokumentów (Art. 73 ust. 4 UoR1)
·      Księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej przez okres 5 lat (Art. 74 ust. 2 pkt. 1). Pozostałe zbiory przechowuje się zgodnie z Art. 74 UoR1)
Źródła:


1.6.              Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych

a.    Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie obowiązków, w tym z tytułu nadzoru, nawet gdy zostaną powierzone komuś innemu za jego zgodą (oprócz odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury). Gdy nie jest wskazana konkretna osoba to odpowiedzialni są wszyscy członkowie tego organu (Art. 4 ust. 5 UoR1)
b.    Kierownik jednostki, członkowie rady nadzorczej lub innego organu nadzorującego są zobowiązaniu do zapewnienia by sprawozdanie finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania przewidziane w ustawie. (Art. 4a ust. 1 UoR1)
c.     Kierownik jednostki – członek zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Zazwyczaj rozumie się przez to osoby prowadzące sprawy spółki. (Art. 3 ust. 1 pkt. 6 UoR1)
Źródła:


1.7.              Zadania praktyczne - Gdy już skończę uzupełniać całą teorię do egzaminu, to w tym miejscu zamierzam umieścić kilka zadań, które mogą się pojawić w ramach tej tematyki.


1.8.              Wiadomości uzupełniające - zamierzam spisywać tutaj wszystkie ważniejsze pojęcia, które osoba ucząca się tego materiału powinna na tym etapie znać. Opisywać je będę, gdy upewnię się, że nie wchodzą w materiał innego z tematów, które należy opanować do tego egzaminu

Poprzednie zagadnienie                                                                              Następne zagadnienie

Brak komentarzy:

Prześlij komentarz