1. PROWADZENIE KSIĄG RACHUNKOWYCH, W TYM Z ZASTOSOWANIEM TECHNOLOGII INFORMACYJNYCH I SYSTEMÓW KOMPUTEROWYCH
1.1.
Zakres podmiotowy obowiązku prowadzenia
ksiąg rachunkowych - innymi
słowy, kto musi prowadzić księgi rachunkowe (UoR Art. 2 ust. 11)
Jednostki, które mają swoją siedzibę
lub miejsce sprawowania rządów na terytorium Polski, w szczególności:
a.
spółki
handlowe, cywilne i inne osoby prawne bez Skarbu Państwa czy Narodowego Banku
Polskiego
b.
osób
fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółki jawne osób fizycznych,
spółki partnerskie, oraz spółki cywilne, przedsiębiorstwa i spółki partnerskie
w spadku działając na postawie Ustawy o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem
osoby fizycznej2
c.
podmiotów
działających na podstawie Prawa bankowego3, przepisów o funduszach
inwestycyjnych4, o obrocie papierami wartościowymi5,
działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej6, o spółdzielczych
kasach oszczędnościowo-kredytowych7, o funduszach emerytalnych8
d.
gmin,
powiatów, województw i ich związków
e.
podmiotów
nie mających osobowości prawnej
f.
oddziałów i
przedstawicielstw zagranicznych działających w rozumieniu ustawy o zasadach
uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych9
g.
niewymienione
dotychczas a otrzymujące dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetu
jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych
Źródła:
5 Ustawa została już uchylona, jednak dalej powołują
się na nią w UoR
1.2. Obligatoryjne elementy ksiąg rachunkowych prowadzonych różnymi technikami, w tym z zastosowaniem technologii informacyjnych i systemów komputerowych
a. dziennik (funkcje
i zasady prowadzenia różnymi technikami księgowości)
· Zasady
prowadzenia - (Art. 14 UoR1)
* zawiera chronologicznie ujęte zdarzenia gospodarcze,
które muszą być:
à kolejno numerowane
à obroty liczone w sposób ciągły
*
dzienniki
częściowe (o ile się je prowadzi), powinno się sumować, grupując je odpowiednio
*
zapis
komputerowy musi mieć automatyczną numerację i możliwość wpisania danych autora
wpisu
Dziennik jest podstawowym
dokumentem, który ułatwia tworzenie ZOiS, odpowiednie księgowanie. W dobrze prowadzonym
dzienniku widać też dowód księgowy, daty czy obie strony dekretacji. Ma za
zadanie katalogować i grupować dane na tyle przejrzyście by być podstawą do
tworzenia całej reszty biurokracji.
b.
konta księgi głównej (zasada podwójnego zapisu,
funkcje kont księgi głównej, zasady i terminy otwierania, prowadzenia i
zamykania kont księgi głównej w różnych technikach księgowości)
· Konta księgi
głównej (Art 15 UoR1)
* zawierają zapisy o zdarzeniach w ujęciu systematycznym
* jednocześnie (lub wcześniej) muszą zostać ujęte w
dzienniku
* obowiązuje zasada podwójnego zapisu
* zapisy na danych kontach muszą być w kolejności
chronologicznej
·
Zasada podwójnego zapisu - Każdorazowo wprowadzając daną operację gospodarczą
trzeba podać obie strony dekretacji co wiąże się z tym, że dana kwota pojawia
się po dwóch stronach (debet i kredyt) w najprostszym przykładzie przy użyciu
dwóch kont, jednak są sytuacje gdy jest ich więcej. Przykładowo przyszła nam
faktura vat za materiały (załóżmy, że mamy już je w magazynie). W takiem
sytuacji pojawia nam się kwota brutto na koncie "rozrachunki z
dostawcami" po stronie kredyt, kwota netto po stronie debet na koncie
"materiały", oraz podatek po stronie debet na koncie "vat".
·
Funkcje kont księgi głównej:
* ewidencja operacji gospodarczych
* bilansowanie danych
* podstawa pod tworzenia Bilansu, ZOiS księgi głównej,
Rpp
* kontrola nad aktywami i pasywami
· Zasady i terminy
otwierania (Art. 12 ust.1 UoR1):
* na dzień rozpoczęcia działalności
* na początek każdego roku obrotowego
* na dzień zmiany formy prawnej
* na dzień wpisu do rejestry połączenia lub podziału
* na dzień rozpoczęcia likwidacji lub upadłości
w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia
tych zdarzeń.
Ostateczne otwarcie powinno nastąpić
w ciągu 15 dniu od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok
obrotowy (Art. 12 ust.4 UoR1)
· Zasady
prowadzenia: rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco
· Zasady i terminy
zamykania (Art. 12 ust.2 UoR1):
* na dzień kończący rok obrotowy
* na dzień zakończenia działalności
* na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej
* na dzień połączenia w jednostce przejmowanej
* na dzień poprzedzający podział lub połączenie
* na dzień poprzedzający rozpoczęcie likwidacji lub
ogłoszenia upadłości
* na inny dzień bilansowy określony odrębnymi przepisami
nie później niż w ciągu 3 miesięcy
od dnia zaistnienia tych zdarzeń
Ostateczne zamknięcie powinno
nastąpić w ciągu 15 dniu od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany
rok obrotowy (Art. 12 ust.4 UoR1)
c.
konta ksiąg pomocniczych (cele, formy i zakres
prowadzenia kont ksiąg pomocniczych, sposoby prowadzenia kont ksiąg
pomocniczych, zasady otwierania, prowadzenia i zamykania kont ksiąg
pomocniczych w różnych technikach księgowości)
· Konta ksiąg
pomocniczych (Art. 16 UoR1):
*
ich zapisy
są uzupełnieniem, dodaniem szczegółów do zapisów widocznych w księdze głównej
*
prowadzi się
je jako odrębny zestaw ksiąg, danych
*
muszą być
zgodne z księgą główną
*
zapisy można
ujmować pieniężnie (przy użyciu waluty) lub jednostek naturalnych (przykładowo
sztuki)
*
wszystkie
księgi prowadzone w jednostkach naturalnych pod koniec okresy sprawozdawczego
należy wycenić ustalając ich wartość
·
Cel prowadzenia: Konta ksiąg pomocniczych tworzy się
dla ułatwienia panowania nad jednostką. Prowadzi się oddzielne księgi dla
dostawców, klientów, pracowników, czasem po prostu w formie spisu kto komu ile
i czego jest winien, a czasami jest na to odrębny system, który ułatwia
organizację. Prowadzenie ksiąg pomaga też w szczegółowej ewidencji
poszczególnych aktywów i pasywów, przykładowo stanu w magazynach.
·
Formy prowadzenia: W postaci
papierowej, albo elektronicznej. Często w takim samym systemie jak prowadzone
są konta księgi głównej. Jednak czasami jest to mało praktyczne. Dlatego
niektóre miejsca mają oddzielny system, który pokazuje im stan wszystkich kont.
Przykładowo w magazynie pootwierane są konta pomocnicze na wszystkie materiały,
w praktyce są to słowa określające dane przedmioty, zazwyczaj z podaniem
dodatkowych parametrów dotyczących ich właściwości, aby można było na jakiejś
zasadzie rozróżnić poszczególne jednostki. Często mają podaną swoją wartość,
przykładowo cenę zakupu. Jednak informacja, która dla magazynu jest najbardziej
istotna to ilość sztuk, z wyłączeniem nietypowych przedmiotów jak gwoździe,
które podaje się w kilogramach. Wydruk raportu z systemu pokazuje nam zawartość
pojedynczych kont pomocniczych.
·
Zakres prowadzenia: Konta księgi
pomocniczych prowadzi się w szczególności dla (Art. 17 u.1 UoR1):
* Środków trwałych, Wartości niematerialnych i prawnych
* rozrachunków z kontrahentami
* rozrachunków z pracownikami
* operacji sprzedaży
* operacji zakupu
* kosztów i istotnych składników aktywów
* operacji gotówkowych w przypadku prowadzenia kasy
· Sposoby
prowadzenia ksiąg pomocniczych (Art. 17 u.2 UoR1):
*
ewidencja
ilościowo-wartościowa każdy składnik ma podaną jednostkę naturalną (przykładowo
ilość sztuk) oraz pieniężną (wartość w danej walucie)
*
ewidencja
ilościowa każdy składnik ma podaną jednostkę naturalną (przykładowo ilość
sztuk), jego wartość wycenia się dopiero na koniec okresu sprawozdawczego
*
ewidencja
wartościowa każdy składnik ma podaną jednostkę pieniężną (wartość w danej
walucie)
*
odpisywanie
w koszty cena zakupu, wytworzenia, wraz z ustaleniem stanu, wyceny i korekty.
·
Zasady otwierania: Konta ksiąg
pomocniczych otwiera się za każdym razem, gdy jest na nie potrzeba. W praktyce
jeśli jest pewność, że dane konta będą potrzebne to otwiera je się równocześnie
z otwieraniem kont księgi głównej. Często do systemu wprowadza się wszystkie
konta, które są zapisane w polityce rachunkowości, więc z automatu otwierają
się wszystkie bez patrzenia na to, czy są to konta główne czy pomocnicze.
·
Zasady prowadzenia: rzetelnie,
bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco
·
Zasady zamykania: Konta księgi pomocniczej zamyka się za każdym razem gdy jest taka
potrzeba, minimum na zakończenie roku obrotowego, oraz na inwentaryzację. W
praktyce system zamyka konta za każdym razem, gdy jest potrzeba zsumowania ich
obrotów. Ostateczne zamknięcie zazwyczaj następuje razem z zamykaniem kont
księgi głównej.
d.
zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej oraz
zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych
·
Zestawienie obrotów i sald (ZOiS)
- sporządzane w formie tabelki, w
taki sposób, by było widać na nim wszystkie konta z pogrupowanymi danymi,
wcześniej należy pozamykać konta, aby można było przenieść do tabelki ich salda
końcowe czy obroty.
·
ZOiS księgi głównej (Art. 18 u. 1 UoR1) - sporządzana na koniec każdego okresu
sprawozdawczego, dodatkowo minimum raz na miesiąc (w praktyce zazwyczaj na
ostatni dzień miesiąca), musi posiadać przynajmniej:
*
symbole lub
nazwy kont (może to być też ich numer, chodzi o to by były oznaczone w taki
sposób, by osoba, która zna się na tematyce chociaż trochę, ale nie zajmuje się
księgowością bezpośrednio w tej jednostce, mogła na podstawie ZOiS dowiedzieć
się składu Aktywów i Pasywów i ich zmian w danym okresie)
*
salda
początkowe, salda końcowe, obroty za dany okres, narastające obroty od początku
roku obrotowego dla wszystkich kont księgi głównej. (Pominąć można jedynie te
konta, które składają się z samych zer, gdyż de facto nie zostały otwarte.
Systemy księgowe bardzo często mają z góry wprowadzone wszystkie konta, więc
generując automatyczny raport w formie ZOiS pokazują wszystkie wprowadzone
konta bez zwracania uwagi czy coś się na nich działo. W niektórych programach
istnieje możliwość by usunąć puste wiersze, jednak często dla pewności ludzie
wolą je drukować aby wszystkim móc pokazać, że nic nie ukrywają, po prostu są
to konta puste.)
·
ZOiS ksiąg pomocniczych (Art. 18 u.2
UoR1) - sporządza się przynajmniej na dzień zamknięcia ksiąg,
dodatkowo na dzień inwentaryzacji te które są inwentaryzowane. (W czasach
papierowych niektórym było łatwiej tworzyć ZOiS ksiąg pomocniczych za każdym
razem, gdy musieli stworzyć ZOiS księgi głównej, aby móc sprawdzić wszystkie
wartości i mieć pewność, że wszystko się zgadza. Aktualnie robi to dany system
księgowy, więc ryzyko błędu jest zminimalizowane.)
e. zasady
uzgadniania ksiąg rachunkowych
f. poprawianie
błędów księgowych
· Błędy w zapisach (Art. 25 UoR1)
poprawia się poprzez:
*
Skreślenie
błędnej treści, wpisanie obok w sposób czytelny nowej, wraz z podpisem i datą
przed zamknięciem miesiąca
*
wprowadzenie
dowodu zawierającego korektę i odpowiednim zaksięgowaniem go metodę tę należy
stosować po zamknięci danego miesiąca, w przypadku prowadzenia ksiąg przy
użyciu komputera
Źródła:
1.3. Kryteria oceny systemów rachunkowości informatycznej
a. sposób realizacji
podstawowych zasad księgowości podwójnej
Systemy, które widziałam realizowały
to na dwa sposoby.
- Dane zdarzenie gospodarcze
jest wprowadzane w postaci jednego wiersza do tabelki zwanej dziennikiem, co za
tym idzie trzeba podać konta obu stron dekretacji (Ct, Dt). Plusem
takiego zastosowania jest to, że można od razu zobaczyć drugą stronę danej
operacji. Od razu widzimy skąd dane wartości zostały przeksięgowane.
- Każde zdarzenie gospodarcze
jest rozbijane na dwa wiersze (tak zdarza się więcej, jeśli dana kwota jest
rozbijana na kilka różnych kont) w taki sposób, że w danym wierszu widać tylko
jedno konto. Aby zobaczyć drugą stronę księgowania trzeba ją znaleźć po numerze
po jakim została wprowadzona do dziennika. Plusem takiego zastosowania jest to,
że można od razu zrobić filtr na danym koncie widząc wszystkie operacje jakie
się na nim znalazły w danym okresie niezależnie od tego po której stronie (Dt,
Ct)
b. zgodność z
przepisami prawa
· Jednostka prowadząca
dokumentację w postaci systemu rachunkowego powinna posiadać co najmniej wykaz
ksiąg rachunkowych, a przy użyciu komputera wykaz zbiorów danych tworzących księgi
rachunkowe na informatycznych nośnikach danych z określeniem ich struktury,
wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i
w procesach przetwarzania danych (Art. 10 ust. 1 pkt. 3b UoR1)
· Jednostka prowadząca
dokumentację w postaci systemu rachunkowego powinna posiadać co najmniej: opis
systemu przetwarzania danych, opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz
programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz
z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym
w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich
przetwarzania, a ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia
eksploatacji (Art. 10 ust. 1 pkt. 3c UoR1)
· Zapis księgowy powinien
posiadać automatycznie nadany numer pozycji, pod którym został wprowadzony do
dziennika, a także dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść
zapisu (Art. 14 ust. 4 UoR1)
· Przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach
rachunkowych, wprowadza automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności,
informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na
podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas
rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:
* Uzyskają one trwale czytelną
postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych
* Możliwe jest stwierdzenie
źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie
* Stosowana procedura zapewnia
sprawdzenia poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i
identyczności zapisów
* Dane źródłowe w miejscach ich
powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność,
prze okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych (Art.
20 ust. 5 UoR1)
· Zapisy w księgach dokonuje
się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze
dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg przy użyciu komputera należy
stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją
lub ukryciem zapisu (Art. 23 ust. 1 UoR1)
· Zapewniona jest kontrola
kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych
(Art. 24 ust. 4 pkt. 3 UoR1)
· Ochrona danych powinna
polegać na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze
stosowanych środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu
rezerwowych kopii zbiorów danych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu
informacji systemu rachunkowości, przez cza nie krótszy od wymaganego do
przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz na zapewnieniu ochrony programów
komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez
stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących
przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem (Art. 71 ust. 2 UoR1)
· Księgi rachunkowe mogą mieć
formę utrwalonych na informatycznych nośnikach danych (Art. 72 ust. 1 UoR1)
· Jeżeli system ochrony
zbiorów danych rachunkowości, utrwalonych na informatycznych nośnikach danych,
nie spełnia wymagań, zapisy te powinny być wydrukowane w terminach
przewidzianych w ustawie (Art. 72 ust. 2 UoR1)
· Przechowywanie ksiąg
rachunkowych na innym nośniku jest dopuszczalne pod warunkiem zapewnienia
odtworzenia ksiąg w formie wydruku (Art. 72 ust. 3 UoR1)
c. dostosowanie funkcji
informacyjnych do potrzeb jednostki
Każdy system powinien być zoptymalizowany do potrzeb jednostki, w taki
sposób, aby było możliwe prowadzenie rachunkowości w sposób zgody z polityką
rachunkowości. Co za tym idzie do systemu powinny zostać wprowadzone rodzaje
kont używane w danej jednostce. System powinien ułatwiać tworzenie raportów,
bilansów, czy ZOiS zgodnych z potrzebami jednostki. System powinien posiadać
wszelkie funkcje niezbędne do prowadzenia rachunkowości przy danym typie
działalności. Jednak nie powinien być zaśmiecony dodatkowymi funkcjami, które
nie są jej potrzebne.
Źródła:
1.4. Kryteria uznawania ksiąg rachunkowych za prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco
a.
Rzetelne (UoR Art. 24 ust. 21) - odzwierciedla
stan rzeczywisty
b.
Bezbłędnie (UoR Art. 24 ust. 31) - kompletne, poprawne
zdarzenia na podstawie dowodów księgowych
c.
Sprawdzalnie
(UoR Art. 24 ust. 41) -
gdy da się w łatwy sposób sprawdzić, porównać zdarzenia z odpowiednimi
dokumentami
d.
Bieżąco (UoR Art. 24 ust. 51):
· informacje dają możliwość terminowych transakcji
·
ZOiS jest
sporządzane minimum raz na miesiąc, a za rok obrotowy nie później niż 85 dni po
dniu bilansowym
·
ujęcie
gotówki, czeków, weksli obcych, obrotu detalicznego i gastronomicznego
następuje w tym samym dniu
Źródła:
1.5. Miejsce prowadzenia i zasad przechowywania ksiąg rachunkowych
a.
Miejsce
prowadzenia ksiąg rachunkowych
·
W
przypadku gdy księgi rachunkowe są prowadzone poza siedzibą jednostki lub
miejscem sprawowania zarządu, kierownik jednostki jest obowiązany: powiadomić
właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg rachunkowy w terminie 15
dni od dnia ich wydania; zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych wraz z dowodami
księgowymi uprawnionym organom zewnętrznej kontroli lub nadzoru w siedzibie
jednostki lub w miejscu sprawowania zarządu albo w innym miejscu za zgodą
organu kontroli lub nadzoru (Art. 11a UoR1).
b.
Zasady
przechowywania ksiąg
rachunkowych
· Dokumentację należy przechowywać w należyty
sposób i chronić przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym
rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem (Art. 71 ust. 1 UoR1).
· Dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne
przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku
dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy
sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Roczne zbiory
dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych oznacza się określeniem
nazwy ich rodzaju oraz symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze (Art.
73 ust. 1 UoR1)
· Zbiory mogą być przechowywane poza jednostką, w
przypadku gdy zostaną przekazane do przechowywania innej jednostce, świadczącej
usługi w zakresie przechowywania dokumentów (Art. 73 ust. 4 UoR1)
· Księgi rachunkowe przechowuje się co najmniej
przez okres 5 lat (Art. 74 ust. 2 pkt. 1). Pozostałe zbiory przechowuje się
zgodnie z Art. 74 UoR1)
Źródła:
1.6. Odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych
a. Kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za
wykonywanie obowiązków w zakresie obowiązków, w tym z tytułu nadzoru, nawet gdy
zostaną powierzone komuś innemu za jego zgodą (oprócz odpowiedzialności za
przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury). Gdy nie jest wskazana
konkretna osoba to odpowiedzialni są wszyscy członkowie tego organu (Art. 4
ust. 5 UoR1)
b. Kierownik jednostki, członkowie rady nadzorczej
lub innego organu nadzorującego są zobowiązaniu do zapewnienia by sprawozdanie
finansowe, skonsolidowane sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z działalności
oraz sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej spełniały wymagania
przewidziane w ustawie. (Art. 4a ust. 1 UoR1)
c. Kierownik jednostki – członek zarządu lub innego organu
zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z
wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. Zazwyczaj rozumie się
przez to osoby prowadzące sprawy spółki. (Art. 3 ust. 1 pkt. 6 UoR1)
Źródła:
1.7.
Zadania praktyczne - Gdy już skończę uzupełniać całą teorię do egzaminu,
to w tym miejscu zamierzam umieścić kilka zadań, które mogą się pojawić w
ramach tej tematyki.
1.8.
Wiadomości uzupełniające - zamierzam spisywać tutaj wszystkie ważniejsze
pojęcia, które osoba ucząca się tego materiału powinna na tym etapie znać.
Opisywać je będę, gdy upewnię się, że nie wchodzą w materiał innego z tematów,
które należy opanować do tego egzaminu
Poprzednie zagadnienie Następne zagadnienie
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz