Zdarzenia gospodarcze (w tym operacje gospodarcze), zasady ich dokumentowania oraz ewidencji

1.1.              Rodzaje zdarzeń gospodarczych i ich wpływ na bilans

a.    Zdarzenie gospodarcze -  Każde wydarzenie mające wpływ na jednostkę przykładowo zakup maszyny

b.    Operacje gospodarcze - Zdarzenie gospodarcze, które wymaga ewidencji w księgach

·      bilansowe - mające wpływ na bilans

·      pozabilansowe - nie mające wpływu na bilans

c.     Typy operacji: 

·      Gdy jednocześnie dodajemy tę samą wartość po stronie aktywów i pasywów. Przykładowo, gdy weźmiemy pożyczkę (zwiększenie po stronie pasywów) i w ramach tego dostaniemy przelew na konto bankowe (powiększenie po stronie aktywów).

P + = A +

·      Gdy jednocześnie odejmujemy tę samą wartość po stronie aktywów i pasywów. Przykładowo, gdy robimy przelew z konta bankowego (pomniejszenie po stronie aktywów) do jakiegoś dostawcy, aby zmniejszyć nasze zobowiązanie (pomniejszenie po stronie pasywów).

A - = P -

·      Gdy po stronie aktywów jedną pozycję pomniejszamy, a inną o tę samą kwotę powiększamy. Przykładowo gdy wypłacamy gotówkę z konta bankowego (pomniejszenie po stronie aktywów) i wpłacamy ją do kasy (powiększenie po stronie aktywów).

A  - = A +

·      Gdy po stronie pasywów jedną pozycję pomniejszamy, a inną o tę samą kwotę powiększamy. Przykładowo gdy weźmiemy pożyczkę (powiększenie po stronie pasywów), aby spłacić zobowiązanie wobec dostawcy (pomniejszenie po stronie pasywów).

P + = P -

Pytanie o wpływ na bilans czysto dotyczy tego, czy zmieni się suma bilansowa. Więc wpływające na wynik bilansowy to są te, które omówiłam w pierwszym punkcie.

1.2. Dokumentowanie zdarzeń gospodarczych; treść dowodów, korekta błędnie wystawionych dowodów księgowych

a.    Dokumentowanie zdarzeń - każde zdarzenie powinno być odpowiednie udokumentowane dowodami księgowymi. Na ich podstawie powinny być wpisane do ksiąg rachunkowych. Operacje zazwyczaj wpisywane są do dziennika. Jeśli mają wpływ na konta księgowe to wraz z podaniem stron operacji.

b.    Dowód księgowy powinien zawierać (Art. 21 u. 1 UoR¹):

·      rodzaj dowodu (przykładowo wyciąg bankowy) i numer identyfikacyjny (zwykle wprowadza się je po kolei, oddzielnie dla każdego roku obrotowego)

·      określenie stron operacji gospodarczej (nazwy jednostek, adresy)

·      opis operacji i jej wartość (w walucie lub przykładowo w sztukach)

·      datę operacji, datę sporządzenia dowodu

·      wszelkie podpisy (osoby, która wystawiła dowód, przyjęła dany rodzaj aktywa, wydała dany rodzaj aktywa)

·      podpis osoby potwierdzającej prawidłowość dowodu, dekretacja (określenie konta kredyt i debet) i podpis potwierdzający prawidłową dekretację

c.     Korekta błędów: 

Jeśli zaś chodzi o dowody księgowe to wszystko zależy od tego jakiego rodzaju jest to dowód i po czyjej stronie leży wina.

·      Jeśli po stronie kontrahenta to wysyłamy mu informację o błędzie i jego zadaniem jest to naprawić. Jeśli błąd jest u nas to samodzielnie musimy go naprawić.

·      Jeśli chodzi o dokumenty, które wychodzą na zewnątrz to najbardziej typowym przykładem są faktury. Należy wtedy wysłać nową fakturę ze wskazaniem numeru faktury, którą poprawiamy, jak również z uwidocznieniem wszelkich zmian, które zostały dokonane  (Art. 22 u.2 UoR¹).

·      W przypadku błędów na dowodach wewnętrznych standardową procedurą jest skreślenie błędu, obok napisanie prawidłowej treści wraz z datą poprawki i podpisem osoby poprawiającej, a w następnej kolejności (jeśli jest taka konieczność) to poprawić błąd w księgach rachunkowych. Zazwyczaj poprawia się poprzez wprowadzenie operacji "korekta", "urealnienie" itd. w taki sposób by było widoczne jak pierwotnie zostało to wprowadzone, jak wygląda poprawka i stan bieżący (Art. 22 u.3 UoR¹).

Źródła:

¹ Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018r. poz. 395, 398, 650, 1629)

1.3. Kontrola i kwalifikowanie dowodów do ujęcia w księgach rachunkowych

Księgowy otrzymuje dowód księgowy, który powinien sprawdzić pod kątem wiarygodności, poprawności i zgodności dat. Zakwalifikować jego rodzaj, oraz typ operacji gospodarczej. Zazwyczaj bezpośrednio na dowodzie dekretuje się zdarzenie wpisując na jakie konta powinny pójść. Następnie dekretacja powinna być sprawdzona przez drugą osobę i dopiero wtedy zaksięgowana na odpowiednich kontach. Dowód księgowy powinien dostać kolejny numer, który będzie się zgadzał z dziennikiem.

1.4. Zapisy księgowe, ich treść i struktura

a.    Zapis księgowy (Art. 23 u.1 UoR¹) musi być tworzony w sposób trwały, bez możliwości edytowania go czy dopisywania dodatkowych informacji.

b.    Treść i struktura zapisu księgowego (Art. 23 u.2 UoR¹):

·      data operacji gospodarczej

·      rodzaj, numer identyfikacyjny (ID, ISIN), data dowodu księgowego

·      kod, skrót, tekst, czyli skrócony komunikat pozwalający na szybszą identyfikację rodzaju operacji, czy nawet konkretnego przypadku (może istnieć nawet cały system kodów, który powinien być szczegółowo opisany w jakimś dokumencie, najlepiej polityce rachunkowości)

·      kwota i data zapisu

·      oznaczenie kont, których dotyczą

Źródła:

¹ Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018r. poz. 395, 398, 650, 1629)

1.5. Konto jako podstawowe urządzenie służące do ewidencji operacji gospodarczych

a.    cechy, rodzaje i klasyfikacja kont

·      Cechy kont:

*     Dzieli się na zwiększenia i zmniejszenia, czyli stronę Debetową/Winien (Dt/Wn) i Kredytową/Ma (Ct/Ma)

*     posiada nazwę, numer

*     zawiera saldo początkowe, końcowe

*     zawiera obroty na koncie

·      Rodzaje kont - konta można dzielić na kilka rodzajów w zależności od tego jaka informacja jest dla nas najbardziej istotna, niestety niektóre z nich posiadają więcej niż jedną nazwę

*     Bilansowe - bezpośrednio przenoszone do bilansu

*     Niebilansowe - nie prezentowane w bilansie

à      Wynikowe - konta niebilansowe, które przeksięgowuje się na konto "Wynik finansowy", aby móc go wyliczyć.

*     Analityczne - są oznaczone przy użyciu wartości naturalnych przykładowo ilość sztuk

*     Syntetyczne - zawierają informacje w postaci wartości określonej daną walutą

*     Główne - przed podziałek pionowym

*     Pomocnicze - po podziale pionowym

*     Zbiorcze - przed podziałem poziomym

*     Szczegółowe - po podziale poziomym

*     Bezsaldowe - takie, które na koniec okresu bilansowego muszą wykazać 0

·      Klasyfikacja kont:

Można znaleźć coś takiego jak wzorcowy plan kont (obowiązujący m.in. dla banków). Jednak i tak każda jednostka powinna takowy stworzyć i opisać w polityce rachunkowości, a każde zmiany we wzorze łączą się ze zmianą polityki, lub chociażby załącznika do niej. W praktyce chociaż każda jednostka ma stworzone kompletnie inne konta to większość dopasowuje się do schematu w którym pierwsza cyfra odpowiada typowi konta.

zespół 0 - Aktywa Trwałe

zespół 1 - Inwestycje krótkoterminowe

zespół 2 - Rozrachunki

zespół 3 - Materiały i towary

zespół 4 - Koszty rodzajowe

zespół 5 - Koszty w układzie kalkulacyjnym

zespół 6 - Produkty i rozliczenia międzyokresowe

zespół 7 - Przychody i koszty

zespół 8 - Kapitał własny, fundusze specjalne, rezerwy, wynik finansowy

Numer danego konta zwykle tworzony jest według potrzeb jednostki. Przykładowo w danej firmie istnieje rachunek bankowy więc tworzy ktoś konto z zespołu 1 o numerze "131". Jednak w tej konkretnej jednostce dla ułatwienia wprowadzono trzy różne konta bankowe. Aby nie pogubić się ile na którym koncie jest to stworzono podkonta: 131-001, 131-002, 131-003. Oczywiście do każdego podkonta można dodać kolejne poziomy i tak w nieskończoność, ale w praktyce rzadko spotyka się więcej niż trzy poziomy.

b.    podstawowe zasady funkcjonowania kont bilansowych, wynikowych i pozabilansowych

·      Konto bilansowe - wszystkie konta finansowe odpowiadają konkretnym pozycją w bilansie, dla uproszczenia prezentacji danych. Ułatwia to również przerzucanie sald końcowym poprzedniego roku bilansowego na salda początkowe bieżącego roku. Umożliwia porównywania konkretnych kategorii danych pomiędzy różnymi jednostkami.

·      Konta wynikowe - są potrzebne czysto po to by móc obliczyć wynik finansowy, który jest jednym z najważniejszych wskaźników pokazujących czy jednostka w danym okresie odniosła stratę czy zysk.

·      Konta pozabilansowe - ich obecność ułatwia codzienne funkcjonowanie w jednostce, na tych kontach możemy mieć przykładowo rodzaje tkanin z podziałem na ich kolory, co nie jest istotne dla osób czytających sprawozdanie finansowe, natomiast jednostce pomoże z ustaleniem wielkości i częstotliwości dostaw wybranych produktów

1.6.      Zasady ewidencji typowych operacji gospodarczych (bilansowych i wynikowych)

Należy pamiętać o zasadzie podwójnego zapisu.

Należy pamiętać o zasadach bilansowych.

Konto mogą dotyczyć aktywów lub pasywów.

W przypadku kont aktywów saldo początkowe występuje po stronie debet, zmniejszenia po stronie kredyt, zwiększenia po stronie debet i saldo końcowe po stronie kredyt.

W przypadku kont pasywów saldo początkowe występuje po stronie kredyt, zmniejszenia po stronie debet, zwiększenia po stronie kredyt i saldo końcowe po stronie debet.

Saldo końcowe kont wynikowych jest przenoszone na konto "wynik finansowy".

1.7.      Zadania praktyczne - Gdy już skończę uzupełniać całą teorię do egzaminu, to w tym miejscu zamierzam umieścić kilka zadań, które mogą się pojawić w ramach tej tematyki.

 Księgowanie podstawowych operacji gospodarczych

1.8.      Wiadomości uzupełniające - zamierzam spisywać tutaj wszystkie ważniejsze pojęcia, które osoba ucząca się tego materiału powinna na tym etapie znać. Opisywać je będę, gdy upewnię się, że nie wchodzą w materiał innego z tematów, które należy opanować do tego egzaminu

a.    Rodzaje dowodu księgowego:

·      Dowód zewnętrzny

*     własny - od nas dla innej jednostki

*     obcy - od innej jednostki dla nas

·      Dowód wewnętrzny - nie wychodzący poza jednostkę

b.    Skróty dowodów księgowych:

·      WB - wyciąg bankowy

·      PK - polecenie księgowania

·      Fa Vat/ Fv - Faktura Vat

·      RK - Raport kasowy

·      KP - Kasa przyjmie

·      KW - Kasa wypłaci

·      OT - Przyjęcie środka trwałego

·      LT - Likwidacja środka trwałego

·      Pz - przekazanie środka trwałego

·      Wz - Wydanie z magazynu na zewnątrz

·      Pw - Przyjęcie wyrobów do magazynu

·      Rw - Rozchód wewnętrzny

·      Mm - Przesunięcie międzymagazynowe

c.     Poprawianie błędów księgowych: W podręcznikach znajdziecie informacja dotyczące storna czarnego i czerwonego, które były powszechnie stosowane w czasach księgowości papierowej i dotyczyły przede wszystkim błędów na poziomie dekretacji operacji gospodarczych. Jednak w dużej mierze również dotyczą tego czy dany błąd poprawia się poprzez wpisanie korekty po przeciwnych stronach, tak by błąd został wyzerowany (storno czarne), albo po tych samych stronach na czerwono, w ramce, lub z minusem (storno czerwone)

d.    podział i łączenie kont

Dla celów sprawozdawczości i stworzenia bilansu posiadamy konta, które będą w nim pokazywane. Jednak często jednostka potrzebuje dokładniejszych informacji dlatego dokonuje podziału kont.

·      Podział poziomy - Polega na rozbiciu konta na podkonta. Przykładowo mamy konto "Rozrachunki z dostawcami" i tyle interesuje czytelnika sprawozdania finansowego, więc tyle w bilansie prezentujemy. Jednak nas interesuje sytuacja z każdym dostawcom, więc na start wprowadzając saldo początkowe na koncie "Rozrachunki z dostawcami" rozbijamy je na salda początkowe kont "Rozrachunki z dostawcą A",  "Rozrachunki z dostawcą B" i "Rozrachunki z dostawcą C". Wszystkie bieżące operacje zapisujemy na kontach szczegółowych i przenosimy na konto główne kiedy potrzebujemy sporządzić ZOiS księgi głównej lub stworzyć bilans. Docelowo przenosimy dopiero w ramach salda końcowego tak by na dzień bilansowy rozrachunki z poszczególnymi dostawcami wynosiły saldo 0.

·      Podział pionowy - W tej sytuacji ilość podkont jest już bardziej ograniczona. Tworzymy je, aby pokazać konkretne odpisy umorzeniowe, czy amortyzacyjne, które z czasem narastają, ale przenoszone są na konto główne dopiero, gdy jest to potrzebne by sporządzić ZOiS księgi głównej lub bilans. Ostatecznie zazwyczaj dopiero na ostatni dzień bilansowy.

e.    Zapis księgowy

·      Zapis podwójny - zakłada, że dana operacja gospodarcza ma dwie strony (debetową i kredytową) dlatego musi być ujęta na dwóch kontach po odpowiednich stronach

·      Zapis powtarzany - gdy mamy podział poziomy to wartość jaką wpisujemy na koncie zbiorczym w sumie musi dawać taką samą na kontach szczegółowych, z tym że zapisujemy je po ten samej stronie na koncie zbiorczym i szczegółowym.

f.     Prezentacja konta – każdą transakcję można księgować na dowolny sposób, jeśli jest zgodny z ustawami, jednak najbardziej popularne są dwie metody księgowania.

·      Tabelka – księgowanie przy pomocy tabelki umożliwia robienie zbioru pojedynczych księgowań nazywanym inaczej dziennikiem. Istnieją dwa najbardziej popularne sposoby księgowania.

*     Wpisując jedno konto do danego wiersza w tabelce możemy łatwiej filtrować dane, których potrzebujemy.
 

*     Wpisując oba konta do danego wiersza łatwiej jest nam ustalić drugą stronę księgowania

·      T-eowe – najczęściej używane w czasie księgowania na papierze




Poprzednie zagadnienie                                                                           Następne zagadnienie